Для кого ця консультація?

Для ФОП на загальній системі, підприємців що переходять з ЄП після переліміту або анулювання, бухгалтерів. Повний гайд: податки, витрати, книга обліку, ПДВ та звітність на загальній системі у 2026 році.

РОЗДІЛ 1

1. Загальна система vs спрощена: ключові відмінності

Два режими оподаткування ФОП кардинально різняться базою оподаткування. На ЄП — податок рахується від усього доходу. На загальній системі — від чистого доходу (дохід мінус документально підтверджені витрати).

Параметр	ЄП 3 групи (5%)	Загальна система
База оподаткування	Весь дохід	Чистий дохід (дохід − витрати)
Ставка податку	ЄП 5% + ВЗ 1% = 6%	ПДФО 18% + ВЗ 5% = 23%
ЄСВ	Мін. 1 902,34 грн/міс (фіксований)	22% від чистого доходу (мін. 1 МЗП, макс. 15 МЗП)
Облік витрат	Не потрібен	Обов'язковий (документальне підтвердження)
ПДВ	За бажанням (ставка 3%)	Обов'язковий при доході > 1 млн грн/12 міс.
Книга обліку	Книга обліку доходів	Книга обліку доходів і витрат

Коли загальна система вигідніша?

Якщо документально підтверджені витрати перевищують 60% доходу, ефективна ставка на ЗС стає нижчою за 6% ЄП. Наприклад, при витратах 70% від доходу: чистий дохід = 30%, ПДФО+ВЗ = 30% × 23% = 6.9% від доходу — але з урахуванням зниженого ЄСВ (від меншої бази) загальне навантаження може бути порівнянним.

Детальніше: Ставки єдиного податку · Групи 1–2–3 · 2026

РОЗДІЛ 2

2. Які податки сплачує ФОП на загальній системі

ФОП на загальній системі сплачує чотири обов'язкових платежі. База для трьох із них — чистий дохід (дохід мінус витрати).

Податок	Ставка	База	Строк сплати
ПДФО	18%	Чистий дохід (дохід − витрати)	Авансові внески щокварталу + річний перерахунок
Військовий збір (ВЗ)	5%	Чистий дохід (дохід − витрати)	Разом з ПДФО
ЄСВ	22%	Чистий дохід (мін. від 1 МЗП = 8 647 грн, макс. від 15 МЗП)	Щокварталу, протягом 20 к.д. після кварталу
ПДВ	20%	Додана вартість (ПЗ − ПК)	Щомісяця до 20-го числа

Приклад розрахунку (річний дохід 1 200 000 грн, витрати 720 000 грн):

Показник	Сума
Дохід за рік	1 200 000 грн
Документально підтверджені витрати	720 000 грн
Чистий дохід	480 000 грн
ПДФО 18%	86 400 грн
ВЗ 5%	24 000 грн
ЄСВ 22%	105 600 грн
Загалом податків	216 000 грн
Ефективна ставка від доходу	18%

Для порівняння: на ЄП 3 групи з того ж доходу 1 200 000 грн: ЄП 5% (60 000) + ВЗ 1% (12 000) + ЄСВ фіксований (22 828) = 94 828 грн (7.9%).

РОЗДІЛ 3

3. Що визнається витратами ФОП

Витрати — ключова перевага загальної системи. Але не будь-які витрати зменшують базу оподаткування. Потрібно виконати дві умови одночасно (п. 177.4 ПКУ):

Документальне підтвердження — первинний документ (акт, накладна, чек, договір).
Зв'язок з господарською діяльністю — витрата безпосередньо пов'язана з отриманням доходу.

Дозволені витрати:

Категорія	Приклади	Документ
Оренда	Офіс, склад, обладнання	Договір оренди + акт
Матеріали та товари	Сировина, комплектуючі, товари для перепродажу	Накладна, ТТН
Заробітна плата	Зарплата найманих працівників + ЄСВ роботодавця	Відомість нарахування
Зв'язок та інтернет	Мобільний зв'язок, інтернет для бізнесу	Рахунок, акт
Транспорт	Пальне, ремонт авто (використовується в діяльності)	Чеки АЗС, акт СТО
Амортизація	Знос основних засобів	Акт введення в експлуатацію
Послуги третіх осіб	Бухгалтерські, юридичні, IT-послуги	Договір + акт

Що НЕ є витратами:

Не зменшують базу оподаткування:
- Штрафи, пені, неустойки
- Витрати на особисте споживання (їжа, одяг, побут)
- Витрати без первинних документів
- Витрати, не пов'язані з діяльністю за зареєстрованими КВЕДами

РОЗДІЛ 4

4. Книга обліку доходів і витрат

Не плутайте з книгою обліку доходів для ЄП! На загальній системі ФОП веде книгу обліку доходів і витрат — з двома блоками записів.

Параметр	Книга для ЄП	Книга для загальної системи
Назва	Книга обліку доходів	Книга обліку доходів і витрат
Нормативна база	Наказ Мінфіну №579	Наказ Мінфіну №579
Графи доходів	✓	✓
Графи витрат	✗	✓ (сума, документ, контрагент)
Чистий дохід	Не рахується	Дохід − витрати

Структура запису у книзі:

№	Графа	Що записувати
1	Дата	Дата отримання доходу або здійснення витрати
2	Дохід (сума)	Сума надходження в гривнях
3	Витрати (сума)	Сума витрати в гривнях
4	Документ	Номер та дата первинного документа
5	Контрагент	Найменування або ПІБ
6	Наростаючий підсумок	Дохід − витрати з початку року

Записи вносяться щоденно, у день здійснення операції. Масове заповнення заднім числом — типова помилка, яку ДПС легко виявляє при порівнянні з банківськими виписками.

Порівняння з книгою для ЄП: Книга обліку доходів ФОП 2026

РОЗДІЛ 5

5. Авансові платежі з ПДФО

ФОП на загальній системі сплачує ПДФО не раз на рік, а щоквартальними авансовими внесками (п. 177.5 ПКУ).

Як розраховуються авансові внески:
- Базою є сума ПДФО за минулорічною декларацією
- Річна сума ПДФО ділиться на 4 рівних частини
- Сплачується протягом 40 к.д. після закінчення кварталу

Квартал	Строк сплати авансу (2026)	Примітка
Q1 (січень–березень)	до 12.05.2026	40 к.д. після 31.03
Q2 (квітень–червень)	до 11.08.2026	40 к.д. після 30.06
Q3 (липень–вересень)	до 11.11.2026	40 к.д. після 30.09
Q4 (жовтень–грудень)	до 09.02.2027	40 к.д. після 31.12

Перший рік на загальній системі: авансові внески не сплачуються, бо немає минулорічної декларації як бази. Весь ПДФО сплачується після подання річної декларації.

Детальніше про строки: Податковий календар 2026

РОЗДІЛ 6

6. ПДВ: коли виникає обов'язок

Обов'язкова реєстрація платником ПДВ виникає, коли загальна сума оподатковуваних операцій за 12 послідовних місяців перевищує 1 000 000 грн (п. 181.1 ПКУ).

Тип реєстрації	Умова	Строк подання заяви
Обов'язкова	Дохід > 1 млн грн за 12 міс.	Не пізніше 10-го числа місяця, наступного за місяцем досягнення порогу
Добровільна	Будь-який дохід	У будь-який момент

Механіка ПДВ для ФОП:
- Податкове зобов'язання (ПЗ) — ПДВ, яке ви нараховуєте при продажу товарів/послуг
- Податковий кредит (ПК) — ПДВ, яке ви сплатили при купівлі товарів/послуг для бізнесу
- До сплати = ПЗ − ПК. Якщо ПК > ПЗ — від'ємне значення переноситься або відшкодовується

Перехід з ЄП 3 групи (5% без ПДВ) на загальну систему не означає автоматичну реєстрацію платником ПДВ. ПДВ виникає тільки при досягненні порогу 1 млн грн або за добровільною заявою.

Детальніше: Перевищення ліміту доходу ЄП: дії та наслідки

РОЗДІЛ 7

7. Декларація про майновий стан та доходи

ФОП на загальній системі подає річну декларацію про майновий стан та доходи (п. 177.5 ПКУ).

Параметр	Деталі
Форма	Декларація про майновий стан та доходи
Строк подання	До 1 травня року, наступного за звітним
Додаток	Ф2 — доходи від підприємницької діяльності
Що включати	Усі доходи від підприємницької діяльності, витрати, авансові внески
Перерахунок ПДФО	Різниця між фактичним ПДФО та сплаченими авансами — доплата до 1 серпня

Додаток Ф2 — ключовий документ. У ньому зазначаються:
- Загальний дохід від підприємницької діяльності
- Документально підтверджені витрати
- Чистий оподатковуваний дохід
- Сума ПДФО та ВЗ
- Сплачені авансові внески (зараховуються в рахунок річного ПДФО)

Детальніше: Податковий календар 2026

РОЗДІЛ 8

8. Перехід з ЄП на загальну систему

Перехід може бути добровільним або примусовим. Порядок дій різниться.

Причина переходу	Заява	Дата переходу
Добровільний перехід	За 10 к.д. до початку кварталу	З 1-го числа наступного кварталу
Переліміт (перевищення доходу)	До 20-го числа місяця після кварталу порушення	З 1-го числа місяця після кварталу порушення
Анулювання ЄП (рішення ДПС)	Автоматично	З 1-го числа місяця після кварталу порушення

Що зробити при переході:

№	Дія	Строк
1	Подати заяву про відмову від ЄП	За 10 к.д. до кварталу (добровільно) або до 20-го числа (примусово)
2	Перевірити поріг ПДВ	Якщо дохід > 1 млн за 12 міс. — заява 1-ПДВ
3	Завести книгу обліку доходів і витрат	З першого дня на загальній системі
4	Організувати збір первинних документів	Кожна витрата = документ
5	Розрахувати авансові внески з ПДФО	Перший рік — не сплачуються

Детальніше: Перевищення ліміту ЄП: дії та наслідки · Анулювання статусу платника ЄП · Зміна групи ЄП

РОЗДІЛ 9

9. Повернення на ЄП після загальної системи

Повернення можливе, але з обмеженнями. Ключова розвилка — чи вихід був добровільним чи примусовим.

Параметр	Добровільний вихід	Примусовий вихід
Коли можна повернутись	З наступного кварталу (1 раз на рік)	Тільки після 4 повних кварталів
Умови повернення	Дохід за попередній рік ≤ ліміт групи, нуль боргу, правильні КВЕДи	Ті самі + завершення карантину
Заява	F0102003 за 15 к.д. до початку кварталу	F0102003 за 15 к.д. до кварталу

Якщо є ризик примусового виходу — подайте заяву про добровільну відмову ще до перевірки ДПС. Добровільний вихід = повернення через квартал. Примусовий = мінімум рік очікування.

Детальніше: Повернення на ЄП після загальної системи

РОЗДІЛ 10

10. Типові помилки

Помилка 1. «ПДФО рахується від усього доходу»
Ні. На загальній системі ПДФО 18% та ВЗ 5% рахуються від чистого доходу — тобто дохід мінус документально підтверджені витрати (ст. 177 ПКУ). Саме тому облік витрат — ключова перевага загальної системи.

Помилка 2. «Будь-які витрати зменшують базу оподаткування»
Тільки витрати, що одночасно відповідають двом умовам: документально підтверджені (первинний документ) І пов'язані з господарською діяльністю (п. 177.4 ПКУ). Чек за обід — це НЕ витрата ФОП.

Помилка 3. «ЄСВ на загальній системі = фіксований, як на ЄП»
Ні. На ЄП — фіксований мінімум (1 902,34 грн/міс у 2026). На загальній системі ЄСВ = 22% від чистого доходу, але не менше ніж від 1 МЗП (8 647 грн × 22% = 1 902,34 грн) і не більше ніж від 15 МЗП.

Помилка 4. «На загальній системі ПДВ не потрібен»
ПДВ обов'язковий, якщо сума оподатковуваних операцій за 12 послідовних місяців перевищила 1 000 000 грн (п. 181.1 ПКУ). Це стосується будь-якого ФОП на загальній системі.

✓Ведете книгу обліку доходів і витрат (не плутати з книгою для ЄП)
✓Зберігаєте первинні документи на кожну витрату (акти, накладні, чеки)
✓Сплачуєте авансові внески з ПДФО щокварталу (крім першого року)
✓Контролюєте поріг 1 млн грн для обов'язкової реєстрації платником ПДВ
✓Подаєте річну декларацію до 1 травня (з додатком Ф2)
✓Сплачуєте ЄСВ щокварталу (мінімум від 1 МЗП = 1 902,34 грн/міс)

Висновок

Три правила роботи на загальній системі:
1. Документуйте витрати — кожна гривня без підтвердження = податок 23% (ПДФО 18% + ВЗ 5%).
2. Контролюйте поріг ПДВ — 1 млн грн оподатковуваних операцій за 12 послідовних місяців.
3. Порівнюйте з ЄП щорічно — якщо документовані витрати < 40% доходу, спрощена система вигідніша.

Нормативна база:
- ст. 177 ПКУ — оподаткування доходів ФОП на загальній системі
- ст. 164 ПКУ — визначення бази оподаткування
- п. 177.4 ПКУ — перелік витрат ФОП
- п. 177.5 ПКУ — авансові внески та річна декларація
- п. 181.1 ПКУ — обов'язкова реєстрація платником ПДВ
- Наказ Мінфіну №579 — книга обліку доходів і витрат

Корисні посилання:
- Ставки єдиного податку · Групи 1–2–3 · 2026 — для порівняння з ЄП
- Перевищення ліміту ЄП: дії та наслідки — коли переходять на ЗС
- Анулювання статусу платника ЄП — примусовий перехід на ЗС
- Зміна групи ЄП — альтернатива переходу на ЗС
- Повернення на ЄП після загальної системи — як повернутись назад
- Книга обліку доходів ФОП 2026 — книга для ЄП (для порівняння)
- Штрафи ФОП у 2026 — повний перелік штрафів
- Податковий календар 2026 — усі дедлайни