ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ ТА ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ FINDESK

Правова база

Документ підготовлено з урахуванням, зокрема, таких актів законодавства України:

• Конституція України у частині права на приватність;

• Закон України «Про захист персональних даних»;

• Закон України «Про електронну комерцію»;

• Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»;

• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;

• інші норми законодавства України, які застосовуються до конкретної операції.

1. Хто є володільцем персональних даних

1.1. Володільцем персональних даних щодо Профілю, реєстрації, ідентифікації, білінгу, безпеки, підтримки, сервісної комунікації, аналітики та адміністрування Сервісу є ТОВ «ФІНДЕСК АІ», код ЄДРПОУ 45725824, адреса: 01021, Україна, м. Київ, вул. Інститутська, 16, оф. 1/1.

1.2. Контакт з питань персональних даних: Info@findesk.ai .

1.3. Коли клієнт завантажує до Findesk дані своїх контрагентів, працівників, клієнтів або інших осіб для власної професійної діяльності, клієнт зазвичай визначає мету такої обробки, а Findesk виконує необхідні технічні операції для надання Сервісу. Клієнт відповідає за законність передавання таких даних та належне інформування відповідних осіб, якщо це вимагає закон.

2. До кого застосовується Політика

2.1. Політика застосовується до відвідувачів публічного сайту, зареєстрованих користувачів, Власників ФОП, підрядників, бухгалтерів, аудиторів, осіб, які отримують запрошення або публічні посилання на документи, та інших осіб, чиї дані законно обробляються у Сервісі.

2.2. Сервіс призначений для повнолітніх користувачів.

3. Які дані ми обробляємо

3.2. Документи, які користувач завантажує самостійно, можуть містити додаткові персональні дані третіх осіб. Findesk не вимагає включати до Сервісу більше даних, ніж необхідно для обраної професійної функції.

4. Звідки ми отримуємо дані

• безпосередньо від користувача під час реєстрації, налаштування Профілю, завантаження документів, підключення інтеграцій або звернення до підтримки;

• з КЕП, Дії/Дія.Підпис та інших засобів електронної ідентифікації у межах обраного сценарію;

• з Кабінету платника ДПС після авторизації/дії користувача;

• від банків, платіжних систем, еквайрингових та інших інтеграцій після їх підключення;

• від інших користувачів Findesk, які законно запросили особу або надали їй доступ;

• автоматично з пристрою та браузера через журнали, cookies та аналітичні технології.

5. Мета та правові підстави обробки

5.2. Ми не покладаємося на згоду там, де обробка об’єктивно необхідна для виконання договору, виконання закону або захисту законного інтересу. Відкликання згоди не впливає на законність обробки, здійсненої до відкликання, та не припиняє обробку, яка має іншу законну підставу.

6. Особливості КЕП та Дія.Підпис

6.1. У сценарії файлового КЕП файл ключа та пароль тимчасово передаються серверному процесу Findesk для виконання криптографічної операції. Тимчасовий файл видаляється після завершення операції; пароль не призначений для постійного зберігання.

6.2. Ми можемо зберігати метадані сертифіката, підписувача, підписаного файла, хешу, протоколу, результату перевірки та часу операції, оскільки вони потрібні для роботи ЕДО, доказовості, безпеки та виконання договору.

6.3. У сценаріях Дія/Дія.Підпис ми отримуємо лише ті дані, які фактично передає відповідний державний/технічний сервіс для автентифікації або підписання. Ми не вважаємо електронну адресу чи телефон підтвердженими Дією, якщо вони отримані з іншого джерела.

7. ДПС, банки та фінансові інтеграції

7.1. Дані ДПС обробляються після авторизації Користувача у відповідному контурі та для виконання обраних функцій. Частина відомостей може зберігатися у Findesk, а частина – отримуватися на запит і лише відображатися. Якщо Користувач вчиняє дії щодо даних, документів або звітності іншої особи, він самостійно забезпечує наявність належної правової підстави та необхідних повноважень; технічний доступ або роль у Findesk самі по собі не підтверджують такі повноваження.

7.2. Банківські та еквайрингові дані обробляються лише після підключення відповідної інтеграції. Набір даних залежить від конкретного постачальника.

7.3. Для роботи інтеграцій можуть зберігатися API-ключі, merchant credentials, токени та інші технічні секрети. Вони не використовуються для інших цілей, ніж підтримка відповідної інтеграції.

7.4. Платіжний провайдер може обробляти карткові дані за власними правилами. Findesk не призначений для постійного зберігання PIN або CVV/CVC. Для повторних платежів може зберігатися токен провайдера та обмежені реквізити картки.

8. AI та зовнішні AI-провайдери

8.1. Для AI-функцій Findesk може використовувати OpenAI, Google Gemini та Anthropic залежно від сценарію та технічних налаштувань.

8.2. До AI-провайдера може передаватися текст запиту, файл/фрагмент документа та контекст, потрібний для відповіді. Для персоналізованого AI-чату це може включати ім’я/ПІБ, ЄДРПОУ, групу оподаткування, дати і орган реєстрації, КВЕДи, дату переходу на єдиний податок та інші релевантні відомості ФОП.

8.3. У поточному сценарії такі поля не обов’язково маскуються перед передаванням. Тому користувач повинен уникати надмірного введення персональних або конфіденційних даних, які не потрібні для відповіді.

8.4. Findesk не навчає власну загальнодоступну AI-модель на даних користувачів. Порядок використання даних зовнішнім AI-провайдером залежить від його комерційних умов та налаштувань акаунта/API; ми прагнемо використовувати режими, де API-дані не використовуються для навчання без окремої згоди.

8.5. Findesk може зберігати історію AI-діалогів, повідомлення, файли та технічні ідентифікатори для відображення історії користувачу, продовження діалогу, підтримки та безпеки.

9. Кому ми передаємо дані

9.1. У межах необхідності дані можуть передаватися або ставати доступними таким категоріям одержувачів:

• державним інформаційним системам та органам – зокрема ДПС і сервісам електронної ідентифікації/ Дія – коли користувач активує відповідну функцію або цього вимагає закон;

• платіжним провайдерам, банкам, еквайринговим та фінансовим інтеграціям, які користувач підключає або використовує;

• постачальникам AI, зокрема OpenAI, Google Gemini та Anthropic;

• постачальникам хостингу, файлового сховища, баз даних, резервного копіювання, електронної адреси, SMS, Telegram, моніторингу, підтримки та інших технічних послуг;

• контрагентам/одержувачам документів, яких користувач сам визначає у ЕДО;

• професійним радникам, аудиторам, страховикам або правонаступникам – у межах законної необхідності та конфіденційності;

• компетентним органам – коли передавання прямо вимагається законом або законною вимогою.

9.2. Ми не продаємо персональні дані та не передаємо їх третім особам для їхнього незалежного маркетингу без окремої правової підстави.

10. Міжнародна передача

10.1. Робоча інфраструктура Findesk може бути розміщена в Європейській економічній зоні; за наданою командою інформацією production-інфраструктура розміщується у Німеччині, а окремі середовища можуть розміщуватися у Нідерландах/Німеччині.

10.2. Зовнішні AI-, аналітичні, комунікаційні та інші постачальники можуть обробляти дані у кількох юрисдикціях. Якщо відбувається передача персональних даних за межі України, Findesk застосовує правову підставу та заходи, які вимагає закон для відповідної передачі, з урахуванням характеру сервісу та договорів із постачальниками.

11. Строки зберігання

11.2. Якщо дані зберігаються у резервних копіях, вони можуть залишатися там до завершення відповідного циклу перезапису/видалення; у цей період вони не використовуються для звичайних операцій, крім відновлення або безпеки. Якщо автоматизований цикл резервного копіювання для конкретного середовища ще не налаштований, Оператор має забезпечувати виконання цієї Політики організаційними або ручними процедурами.

12. Видалення акаунта та отримання даних

12.1. Запит на видалення профілю надсилається на Info@findesk.ai. Перед виконанням ми можемо перевірити особу та повноваження заявника, зв’язки з Кабінетами та наявність законної підстави для збереження частини даних.

12.2. Користувач може завантажувати окремі документи та звіти, для яких передбачена така функція.

12.3. Після видалення ми можемо зберігати мінімально необхідні дані для виконання закону, підтвердження договору/платежів, безпеки, запобігання шахрайству, спорів, претензій або вимог компетентних органів. Подальша обробка обмежується відповідною метою.

13. Безпека

13.1. Findesk використовує HTTPS/TLS для публічних адрес, рольове розмежування доступу, журнали бізнес-подій, окремі середовища, захищені налаштування середовища та шифрування частини чутливих інтеграційних значень.

13.2. Заходи безпеки переглядаються з урахуванням ризику і розвитку продукту. Жодна інформаційна система не гарантує абсолютної безпеки.

13.3. Користувач також зобов’язаний захищати свій Профіль, КЕП, паролі, коди та інтеграційні ключі і негайно повідомляти про підозрілу активність на Info@findesk.ai.

14. Права суб’єкта персональних даних

14.1. Суб’єкт персональних даних має права, передбачені Законом України «Про захист персональних даних», зокрема право:

• знати про джерела збирання, місцезнаходження, мету обробки та володільця персональних даних;

• отримувати інформацію про умови доступу та третіх осіб, яким передаються дані;

• мати доступ до своїх персональних даних і отримувати відповідь, чи вони обробляються;

• вимагати виправлення недостовірних або застарілих даних;

• пред’являти вмотивоване заперечення проти обробки та, у випадках, передбачених законом, вимагати зміни або видалення/знищення даних;

• відкликати згоду щодо майбутньої обробки, якщо обробка ґрунтується на згоді;

• звертатися до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду та використовувати інші засоби захисту.

14.2. Запит подається на Info@findesk.ai. Для захисту від неправомірного розкриття ми можемо перевірити особу або повноваження заявника.

14.3. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не перевищує 10 робочих днів. Запит про доступ задовольняється у строк до 30 календарних днів, якщо інше не передбачено законом.

14.4. Якщо запит стосується даних, які Findesk обробляє виключно для клієнта як частину його професійної діяльності, ми можемо залучити такого клієнта/володільця до виконання запиту або діяти за його інструкцією, якщо закон не вимагає іншого.

15. Cookies, GA4 та маркетинг

15.1. На публічному сайті GA4 запускається лише після активної згоди на аналітичні cookies. При «Відхилити всі» GA4 не завантажується; вибір можна змінити через налаштування cookies.

15.2. У приватному авторизованому Кабінеті поточна конфігурація використовує GA4 без окремого consent-механізму. Така продуктова аналітика використовується на підставі законного інтересу настільки, наскільки це допускає застосовне право. Якщо для конкретного користувача імперативне право вимагає попередньої згоди, відповідний consent-механізм має бути застосований до такої обробки.

15.3. Findesk не налаштовує навмисне передавання до GA4 ПІБ, email, телефону, РНОКПП, тексту AI-чату, фінансових документів або вмісту Кабінету. Деталі наведено у Політиці cookies.

15.4. Добровільний email-дайджест є окремим від сервісних повідомлень. Відписатися можна через доступний механізм або звернення на Info@findesk.ai.

16. Зміни та контакт

16.1. Ми можемо оновлювати Політику при зміні законодавства, функціональності, постачальників або способів обробки. Дата актуальної редакції зазначається на початку.

16.2. Якщо зміна істотно впливає на права користувача або характер обробки, ми можемо додатково повідомити про неї через Сервіс або електронну пошту.

16.3. Контакт: ТОВ «ФІНДЕСК АІ», 01021, Україна, м. Київ, вул. Інститутська, 16, оф. 1/1, Info@findesk.ai.