Для кого ця консультація?

Для ФОП 1–3 груп на спрощеній системі оподаткування та їхніх бухгалтерів. Книга обліку доходів — обов'язковий реєстр для всіх платників єдиного податку. Її відсутність або неправильне ведення — підстава для штрафу при перевірці ДПС. У цьому гайді — формат, зразок заповнення, електронна vs паперова книга, правила та типові помилки.

РОЗДІЛ 1

1. Хто зобов'язаний вести книгу обліку доходів

Обов'язок вести книгу обліку доходів встановлений ст. 296 ПКУ. Форма книги затверджена Наказом Мінфіну №579.

Хто	Що веде	Обов'язковість
ФОП 1 групи ЄП	Книга обліку доходів	Обов'язково
ФОП 2 групи ЄП	Книга обліку доходів	Обов'язково
ФОП 3 групи ЄП (без ПДВ)	Книга обліку доходів	Обов'язково
ФОП 3 групи ЄП (з ПДВ)	Книга обліку доходів (розширена)	Обов'язково
ФОП на загальній системі	Книга обліку доходів і витрат	Обов'язково

Відсутність книги обліку при перевірці ДПС тягне штраф 1 020 грн (перше порушення) або 2 040 грн (повторне) згідно ст. 121.1 ПКУ.

РОЗДІЛ 2

2. Формат книги: електронна vs паперова

З 2022 року реєстрація книги обліку в ДПС скасована. ФОП самостійно обирає формат.

Обидва формати мають однакову юридичну силу. Електронна книга — зручніший вибір для більшості ФОП.
Параметр	Паперова	Електронна
Реєстрація в ДПС	Не потрібна	Не потрібна
Формат	Зошит/журнал	Excel, Google Sheets, спеціалізоване ПЗ
Зручність	Потрібно писати вручну	Автоматичні підсумки
Ризик втрати	Фізичне пошкодження	Резервне копіювання
Прийнятність для ДПС	Так	Так (роздрукувати при перевірці)

РОЗДІЛ 3

3. Структура та графи книги

Форма книги обліку доходів для платників ЄП 1–3 груп містить такі графи:

Графа	Назва	Що записувати
1	Дата запису	Дата отримання доходу
2	Сума доходу, грн	Сума надходження (готівка або безготівка)
3	Сума повернення, грн	Повернення коштів покупцю (зі знаком мінус)
4	Скоригована сума, грн	Графа 2 − графа 3
5	Наростаючий підсумок, грн	Загальний дохід з початку року

Для ФОП 3 групи з ПДВ додаються графи для обліку ПДВ: сума операції з ПДВ, сума ПДВ, чиста сума без ПДВ.

РОЗДІЛ 4

4. Зразок заповнення книги обліку

Приклад: ФОП 3 групи (без ПДВ), IT-послуги, березень 2026 року.

№	Дія	Деталі
1	Запишіть дату	03.03.2026 — дата зарахування коштів на рахунок
2	Вкажіть суму доходу	45 000 грн — оплата за розробку сайту
3	Перевірте повернення	0 грн — повернень немає
4	Розрахуйте скориговану суму	45 000 − 0 = 45 000 грн
5	Оновіть наростаючий підсумок	Попередній підсумок 120 000 + 45 000 = 165 000 грн
6	Повторіть для наступної операції	10.03.2026 — оплата за консультацію 8 000 грн

Заповнена книга (фрагмент):

22 березня клієнт повернув 3 000 грн — це записується у графу «Повернення» та зменшує скориговану суму.
Дата	Дохід, грн	Повернення, грн	Скоригована сума	Наростаючий підсумок
03.03.2026	45 000	0	45 000	165 000
10.03.2026	8 000	0	8 000	173 000
22.03.2026	15 000	3 000	12 000	185 000

РОЗДІЛ 5

5. Правила ведення книги

Основні правила:

Хронологічний порядок — записи вносяться послідовно за датою отримання доходу.
Щоденний запис — дохід фіксується у день надходження коштів на рахунок або в касу.
Безготівковий дохід — датою отримання є дата зарахування на банківський рахунок.
Готівковий дохід — датою отримання є дата проведення операції через ПРРО/РРО.
Підсумки — щомісяця та щокварталу підбиваються підсумки доходу.

Що НЕ є доходом і НЕ записується в книгу:

Повернення власних коштів (помилкове зарахування)
Поповнення підприємницького рахунку власними коштами
Кредитні кошти (тіло кредиту)
Пасивні доходи (відсотки по депозитах, дивіденди) — оподатковуються окремо

РОЗДІЛ 6

6. Книга для ФОП з найманими працівниками

Якщо ФОП має найманих працівників, книга обліку доповнюється розділом IV — відомості про нарахування та виплати заробітної плати.

Графа	Що записувати
ПІБ працівника	Повне прізвище, ім'я, по батькові
РНОКПП	Ідентифікаційний номер працівника
Нарахована зарплата	Сума до утримань
Утримання ПДФО	18% від зарплати
Утримання ВЗ	5% від зарплати (2026 р.)
Виплачена сума	Зарплата «на руки»

РОЗДІЛ 7

7. Типові помилки при веденні книги

Помилка 1. «Заповню книгу перед перевіркою»
Книга обліку має заповнюватись щоденно, у день отримання доходу. Масове заповнення заднім числом легко виявляється при порівнянні з банківськими виписками — це підстава для штрафу.

Помилка 2. «Повернення коштів не записую»
Повернення покупцю обов'язково фіксується у графі «Повернення» і зменшує скориговану суму та наростаючий підсумок. Без цього запису підсумок буде завищений.

Помилка 3. «Книгу потрібно реєструвати в ДПС»
З 2022 року реєстрація книги обліку в податковій скасована. ФОП самостійно обирає формат і починає вести книгу без жодних погоджень.

Помилка 4. «Переказ з особистої картки на ФОП — це дохід»
Поповнення підприємницького рахунку власними коштами НЕ є доходом і НЕ записується в книгу. Проте банк може запросити пояснення при великих сумах.

РОЗДІЛ 8

8. Штрафи за порушення ведення книги

Порушення	Штраф (перше)	Штраф (повторне)	Норма
Відсутність книги обліку	1 020 грн	2 040 грн	ст. 121.1 ПКУ
Ненадання книги при перевірці	1 020 грн	2 040 грн	ст. 121.1 ПКУ
Незаповнення або неповне заповнення	1 020 грн	2 040 грн	ст. 121.1 ПКУ
Невідповідність книги банківським випискам	Донарахування + 25%	Донарахування + 50%	ст. 123 ПКУ

Докладніше про штрафи: Штрафи ФОП у 2026: повний перелік

При перевірці ДПС відсутність книги або невідповідність записів банківським випискам — підстава для документальної перевірки та донарахування податків з штрафом 25–50%.

РОЗДІЛ 9

9. Зберігання книги та строки давності

Згідно з п. 44.3 ПКУ, книгу обліку та первинні документи необхідно зберігати не менше 1 095 днів (3 роки) після подання податкової декларації за відповідний період.

Що зберігати разом із книгою:
- Банківські виписки
- Акти виконаних робіт
- Договори з контрагентами
- Фіскальні чеки ПРРО
- Інвойси (для ЗЕД-операцій)

✓Обрали формат книги (електронна або паперова)
✓Записуєте доходи в день отримання
✓Фіксуєте повернення у відповідній графі
✓Підбиваєте підсумки щомісяця та щокварталу
✓Зберігаєте первинні документи (виписки, акти, договори)
✓Звіряєте книгу з банківською випискою перед декларацією
✓Зберігаєте книгу 3 роки після подання декларації

Висновок

Три правила ведення книги обліку:
1. Щоденний запис — не відкладайте на кінець кварталу, ДПС порівнює з випискою.
2. Звірка з банком — книга має збігатися з банківськими виписками до копійки.
3. Зберігайте 3 роки — це строк позовної давності ДПС для перевірок.

Нормативна база:
- Податковий кодекс України, ст. 296 — облік доходів платників ЄП
- Наказ Мінфіну №579 від 19.06.2015 — форма книги обліку доходів
- Податковий кодекс України, п. 44.3 — строки зберігання документів
- Податковий кодекс України, ст. 121 — штрафи за ненадання документів
- Податковий кодекс України, ст. 123 — штрафи за заниження зобов'язань

Корисні посилання:
- Ліміти доходу ЄП 2026 — як контролювати наростаючий підсумок
- ЄСВ у 2026 році — ставки, строки, розрахунки
- Єдиний податок: ставки 2026 — повний календар платежів
- Перевірки, штрафи та фінмоніторинг — типи перевірок ДПС
- Штрафи ФОП у 2026 — повний перелік штрафів
- Податковий календар 2026 — усі дедлайни